電子カルテ データ移行の進め方｜失敗を防ぐ準備・手順・確認項目

30秒要約

• 電子カルテ データ移行は、古いシステムのデータを新しいシステムへコピーするだけでなく、診療を止めずに必要な情報を使える状態へ整える作業です。厚生労働省 医療DXについて
• 最初に、何を移すか、何を参照用に残すか、移さない情報をどう保管するかを決め、患者単位の照合方法まで合意します。厚生労働省 医療情報化の推進
• 本番切替の前に、テスト移行と現場確認を複数回行い、件数だけでなく氏名、生年月日、診療記録、検査結果などの内容を確かめます。厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン
• 標準化や情報共有を見据える場合は、移行元と移行先のデータ項目、コード、連携方式をベンダー間で早めに確認します。内閣官房 医療DXの推進に関する工程表

電子カルテ データ移行とは

電子カルテ データ移行とは、既存の電子カルテや関連システムに保存されている患者情報を、新しい電子カルテで参照・入力できるように移し替えることです。対象には、患者基本情報、受診履歴、傷病名、処方、検査結果、文書、画像、メモなどが含まれる場合があります。ただし、すべてを同じ方法で移せるとは限りません。データの形式、保存期間、画像の容量、旧製品の仕様、新製品の取り込み機能によって、移行できる範囲が変わります。

移行の目的は、過去データを新しい画面に並べることだけではありません。診療時に必要な情報へ安全に到達できること、入力や検索の手順が現場で再現できること、切替後に記録の正確性を確認できることが重要です。移行作業を技術担当者だけで決めると、現場が必要とする情報の優先順位が抜けることがあります。経営者、医師、看護師、医事担当、情報システム担当、旧・新ベンダーが同じ一覧を見ながら判断できる状態を作りましょう。

また、移行対象を絞ることは、情報を軽視することではありません。日常診療で頻繁に使う情報と、必要時に参照できればよい情報を分けることで、切替時の確認範囲を明確にできます。参照用に残すデータについては、誰が、どの端末から、どの期間、どの手順で見られるのかまで決めておく必要があります。

先に決める移行対象と残し方

最初の会議では、項目名を並べるだけでなく、利用目的と確認方法をセットで記録します。たとえば、患者基本情報は新システムで日常的に利用するのか、過去の文書はPDFなどの参照形式で保管するのか、画像は画像管理システム側で参照するのかを整理します。移行対象の判断を患者単位で行うのか、項目単位で行うのかも先に合わせてください。

データ区分	移行前に確認すること	移行後の確認方法
患者基本情報	識別子、氏名、生年月日、住所、連絡先	サンプル患者を画面で照合
診療履歴	受診日、診療科、担当、傷病名	日付と記録の対応を確認
処方・検査	薬剤名、用量、単位、結果、単位系	原本または旧画面と比較
文書	紹介状、退院時文書、同意書など	開けるか、文字が読めるか確認
画像・添付	保存場所、形式、関連患者、容量	画像表示と患者紐付けを確認
マスタ	職員、診療科、薬剤、病名、コード	新システムのコードと照合

移行対象外にしたデータも、一覧から消してはいけません。「移行しない」「旧システムを参照」「紙・画像で保管」「廃棄の判断が必要」など、扱いを明示します。保存期間や個人情報の管理は、単にベンダーへ任せるのではなく、自院の規程と契約に照らして確認してください。医療情報を扱うシステムの安全管理では、アクセス制御、バックアップ、障害時の対応など、運用面も含めた確認が必要です。厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン

方式と費用を比較する

電子カルテ データ移行には、旧システムから新システムへ構造化データを取り込む方式、文書や帳票を画像・PDFなどの参照形式で取り込む方式、旧システムを一定期間参照用に残す方式などがあります。実際には、患者基本情報は構造化して移し、過去文書は参照形式で保存するように、複数の方式を組み合わせることもあります。

移行方式	向いている場面	注意点
構造化データ移行	新システムで検索・再利用したい情報	項目・コードの対応付けが必要
文書・画像の参照移行	過去の記録を必要時に確認したい場合	検索性や表示品質を確認する
旧システムを参照用に維持	取り込みが難しい情報が多い場合	契約、保守、閲覧環境を整理する
手入力・個別登録	件数が少ない項目や例外処理	誤入力防止と二重確認が必要

見積もりでは、移行作業の料金だけを見ないことが大切です。データ抽出、変換、取り込み、テスト環境、現地立ち会い、切替当日の支援、旧システムの保守、追加のストレージ、職員研修などを分けて確認します。安価に見える提案でも、対象外の項目が多いと院内作業が増えます。反対に、すべてを取り込む提案でも、確認しきれない量のデータが残ると運用負担になります。費用と作業量を同じ表で比較し、誰が担当するかを明確にしましょう。

失敗を防ぐ実務手順

データ移行は、本番切替の日から逆算して進めます。次の順序で、各段階の成果物と承認者を決めておくと、問題が見つかったときに戻る場所が分かります。

1. 現行システムのデータ項目、件数、形式、保存場所を棚卸しする。厚生労働省 電子カルテ標準仕様（基本要件）
2. 診療・事務の現場から、日常利用する情報と過去参照する情報を集める。厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン
3. 移行対象、対象外、参照保管の区分を一覧化し、院内で承認する。厚生労働省 電子カルテ標準仕様（基本要件）
4. 旧・新ベンダー間で項目、コード、患者識別子、文字種、日付形式を確認する。厚生労働省 電子カルテ標準仕様（基本要件）
5. テスト環境へ一部データを取り込み、画面表示、検索、帳票、連携を確認する。
6. テスト結果を修正し、別のサンプルや異常系を含めて再テストする。
7. 本番移行の停止時間、バックアップ、切替担当、障害時の戻し方を決める。
8. 切替後に件数と内容を照合し、責任者が受け入れを記録する。厚生労働省 電子カルテ標準仕様（基本要件）

工程	主な成果物	主な確認者
棚卸し	データ項目・件数一覧	情報システム担当、各部門
要件確定	移行対象判定表	経営者、診療部門、事務部門
マッピング	項目・コード対応表	旧・新ベンダー、現場代表
テスト	テスト結果、不具合一覧	現場代表、ベンダー
切替準備	当日手順、連絡網、復旧方針	責任者、運用担当
受入確認	照合記録、残課題一覧	医療機関の責任者

特に重要なのは、テストを「データが入ったか」だけで終わらせないことです。検索できるか、関連する患者に表示されるか、日付や単位が変わっていないか、文字化けがないか、文書や画像が開けるかを、実際の業務手順で確認します。テスト用の患者情報を扱う場合は、利用目的、アクセス権限、終了後の削除や保管も決めてください。

切替前後のチェックリスト

切替前は、作業そのものよりも「切替できない場合の判断」を準備します。データ抽出が遅れた場合、テストで重大な不一致が出た場合、通信や機器に障害が起きた場合に、誰が延期・一部切替・旧環境への戻しを決めるのかを明確にします。診療を継続するための紙運用や緊急時の参照方法も、訓練を含めて確認します。

タイミング	チェック項目
切替前	最終バックアップ、対象件数、作業担当、連絡先
切替前	端末、アカウント、権限、ネットワーク、プリンター
切替直後	患者検索、当日の診療情報、処方・検査の表示
切替直後	文書・画像の閲覧、連携先への送受信、帳票出力
稼働後	問い合わせ記録、誤表示、未移行項目、追加修正

切替後の照合では、全件を人手で確認することが難しい場合でも、確認対象を適切に選びます。たとえば、直近に受診した患者、複数の診療科を利用する患者、処方や検査が多い患者、旧システムで特殊な文字を含む患者などを含めます。件数の一致は必要な確認ですが、それだけで内容の正確性を証明できるわけではありません。サンプルの選び方と照合結果を記録し、未解決の差異には担当者と期限を付けます。

医療DXでは、情報を適切に扱い、医療機関間の情報共有などにつなげる方向が示されています。将来の連携を意識する場合は、移行時点で採用する製品の対応範囲、データ項目、標準的な形式への変換可否をベンダーへ確認してください。個別製品の対応状況を一般化せず、契約書や仕様書に残すことが重要です。厚生労働省の標準仕様（基本要件）には、電子カルテ間のデータ移行に関する考え方や、移行時の作業負担を抑える方向が記載されています。厚生労働省 電子カルテ標準仕様（基本要件）

移行計画を作るときは、現場の作業を「準備」「確認」「切替後対応」に分けて見積もると、抜け漏れを見つけやすくなります。準備にはデータの棚卸しや対象範囲の決定、確認にはテスト環境での表示や検索の検証、切替後対応には問い合わせや差異の修正が含まれます。これらは同じ担当者がすべて担うとは限りません。診療部門が確認する項目、医事部門が確認する帳票、情報システム担当が確認する権限や連携を分け、結果を一つの記録にまとめます。担当者の感覚だけで「問題なし」と判断せず、確認した患者サンプル、画面、帳票、日時、確認者を残すことが、後から経緯をたどる助けになります。

さらに、移行後の改善期間を計画に含めておくことも有効です。稼働直後は、検索語の違い、表示順、帳票のレイアウト、職員ごとの操作習慣など、テスト環境では見つけにくい課題が出ます。問い合わせを受け付ける窓口と優先順位を決め、診療に影響する問題、記録の確認が必要な問題、操作説明で解決する問題に分類します。小さな不便をすぐに設定変更するのではなく、影響範囲と再テストの要否を確認してから変更すると、別の部門への影響を抑えられます。

ベンダーに聞く質問

見積もりや提案を受けるときは、「移行できますか」という一問だけでは不十分です。対象範囲、変換ルール、確認方法、責任分担を質問に分けます。回答が口頭だけの場合は、後から認識が変わらないよう、提案書や議事録に記載してもらいましょう。

• どのデータ項目を、どの形式で取り込めるか。
• 取り込めない項目は何か。参照保管や別の閲覧方法はあるか。
• 患者識別子の対応付けと、重複・統合の扱いはどうするか。
• 文字化け、日付、単位、コードの変換をどう検証するか。
• テスト移行は何回でき、修正費用は見積もりに含まれるか。
• 切替当日の作業時間、立ち会い、問い合わせ窓口はどうなるか。
• 移行後に不一致が見つかった場合の責任分担と期限は何か。
• 旧システムを参照用に残す場合、保守・費用・閲覧方法はどうなるか。

データ移行の品質は、ベンダーの製品機能だけで決まりません。院内で対象範囲を決め、現場が受け入れ条件を確認し、契約上の責任分担を明文化することで、トラブル時の判断がしやすくなります。担当者が変わっても追跡できるよう、一覧表、テスト結果、差異、決定事項を一つの場所に保存してください。

よくある質問

Q. 電子カルテ データ移行では、過去の診療記録をすべて移せますか。

移せる範囲は、旧システムの出力形式、新システムの取り込み機能、データ項目の対応関係によって変わります。すべてを構造化データで取り込むのではなく、日常利用する情報は構造化し、過去文書は参照形式で残すなど、目的に応じて方式を分けることがあります。対象外の情報も扱いを記録し、必要時の閲覧方法を決めてください。厚生労働省 医療情報化の推進

Q. データ移行のテストでは何を見ればよいですか。

患者検索、氏名や生年月日の一致、診療日、傷病名、処方、検査結果、文書・画像の表示、帳票、他システムとの連携を、実際の業務の流れで確認します。件数だけでなく内容を照合し、差異が出た項目は原因と対応を記録します。

Q. 旧電子カルテはすぐに停止してよいですか。

新システムの稼働後も、移行対象外の情報や差異の調査で旧環境が必要になる場合があります。停止時期、参照方法、保守契約、バックアップ、アクセス権限を院内とベンダーで確認してから判断してください。個人情報を含むため、使わなくなった機器や媒体の扱いも運用ルールに沿って決めます。厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン

次のアクション

まず、現在の電子カルテと関連システムを対象に、データ項目、保存場所、利用部門、参照頻度を一覧化してください。次に、移行後に新システムで使いたい情報、過去参照できればよい情報、別の方法で保管する情報に分類します。分類ができたら、旧・新ベンダーへ同じ一覧を渡し、取り込み可否と確認方法を回答してもらいましょう。

その後、現場代表を含むテストチームを決め、サンプルデータで検索・表示・帳票・連携を確認します。差異を修正してから本番切替日を決め、最終バックアップ、当日の連絡網、切替できない場合の判断、切替後の照合担当を文書化してください。電子カルテ データ移行は、技術作業であると同時に診療継続の準備です。院内の合意と記録を残しながら、段階的に進めることが安全な運用につながります。厚生労働省 医療DXについて

担当者が迷ったときにすぐ確認できるよう、移行対象表と切替手順は最新版を一つに絞って管理します。会議で決めた例外や保留事項も同じ記録に残し、変更した日付と理由を追記してください。準備の記録が整理されていれば、切替後の問い合わせにも、どのデータをどの判断で扱ったかを説明しやすくなります。

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